การสั่งงาน
ทักษะในการสั่งงาน
การสั่งงานเป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่ง ที่จะทำให้ผู้ปฏิบัติงานทราบและเข้าใจงาน ทำให้ช่วยปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบได้
การสั่งงานคือ การที่ผู้บังคับบัญชามอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทราบว่าจะต้องทำอะไรบ้าง ทำคุณภาพแค่ไหน ทำเมื่อใด และทำอย่างไร
ประเภทของการสั่งงาน
1. การสั่งงานโดยการบังคับ
2. การสั่งงานโดยการขอร้อง
3. การสั่งงานแบบเสนอแนะ
4. การสั่งงานแบบขอความสมัครใจ
ลักษณะของการออกคำสั่งที่ดี
. สั่งงานให้เหมาะกับบุคคล
. สั่งให้ละเอียด สมบูรณ์ เข้าใจง่าย กะทัดรัด มีเป้าหมาย
. สั่งให้ถูกต้องตามข้อเท็จจริง ไม่ขัดแย้ง
. คำสั่งควรกระตุ้นให้ผู้ปฏิบัติงานอยากทำ
. ยินดีตอบข้อซักถามจากผู้ปฏิบัติ
. ทบทวนคำสั่งเดิม
. ร่วมรับผิดชอบต่อผลงานด้วย
. ขณะสั่งงานควรแสดงอากัปกริยาที่ดี
การสั่งงานคือ การที่ผู้บังคับบัญชามอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทราบว่าจะต้องทำอะไรบ้าง ทำคุณภาพแค่ไหน ทำเมื่อใด และทำอย่างไร
ประเภทของการสั่งงาน
1. การสั่งงานโดยการบังคับ
2. การสั่งงานโดยการขอร้อง
3. การสั่งงานแบบเสนอแนะ
4. การสั่งงานแบบขอความสมัครใจ
ลักษณะของการออกคำสั่งที่ดี
. สั่งงานให้เหมาะกับบุคคล
. สั่งให้ละเอียด สมบูรณ์ เข้าใจง่าย กะทัดรัด มีเป้าหมาย
. สั่งให้ถูกต้องตามข้อเท็จจริง ไม่ขัดแย้ง
. คำสั่งควรกระตุ้นให้ผู้ปฏิบัติงานอยากทำ
. ยินดีตอบข้อซักถามจากผู้ปฏิบัติ
. ทบทวนคำสั่งเดิม
. ร่วมรับผิดชอบต่อผลงานด้วย
. ขณะสั่งงานควรแสดงอากัปกริยาที่ดี
เทคนิคการสั่งงาน
http://business.east.spu.ac.th/kmm/telling.htm
ความหมายของการสั่งงาน
- การสั่งให้บุคคลที่อยู่ใต้บังคับบัญชา ปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่ง และตรวจสอบดูว่าเขาเหล่านั้นได้ปฏิบัติงานอย่างดีที่สุดเท่าที่สามารถทำได้ หรือไม่
- การที่ผู้บริหารใช้ความสามารถชักจูงหว่านล้อมให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับงานไปปฏิบัติเพื่อให้งานเหล่านั้นบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ
- ภาระหน้าที่ของผู้บริหารในการใช้ความ สามารถชักจูงคนงานให้ปฏิบัติอย่างดีที่สุดจนกระทั่งองค์การสามารถบรรลุผล สำเร็จตามวัตถุประสงค์ได้
การสั่งงานที่มีประสิทธิภาพ
การสั่งงานที่ดี
เริ่มตั้งแต่ขั้นตอนการแนะนำงานในส่วน/ แผนก ให้กับลูกน้องใหม่
หรือเพิ่งย้ายเข้ามาในส่วน/แผนก นั้น ได้ทราบ เพื่อให้เข้าใจภาพรวมของงาน
และเข้าใจถึงความสัมพันธ์ระหว่างงานที่เขาต้องทำ กับงานโดยส่วนรวม
นอกจากนี้ การสั่งงานยังจำเป็น เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงนโยบาย ขั้นตอน
วิธีการทำงาน รวมทั้งเมื่อมีงานใหม่ๆที่จะให้ลูกน้องทำ
องค์ประกอบที่สำคัญของการสั่งงาน
- ผู้บริหาร หรือ ผู้นำองค์การ พฤติกรรมของผู้นำในการแสดงออกมีผลต่อการชักจูงผู้ใต้บังคับบัญชา
- ผู้ใต้บังคับบัญชา เป็นปัจจัยพื้นฐานของพฤติกรรมทั้งปวง
- แรงจูงใจ เป็นตัวขับเคลื่อนให้เกิดพฤติกรรม
- การติดต่อสื่อสาร เป็นเครื่องมือในการสั่งการระหว่างผู้บริหารกับผู้ใต้บังคับบัญชา
ในการสร้างความเข้าใจระหว่างกัน
ประเภทของการสั่งงาน
- แบบออกคำสั่ง (Command)
- สั่งงานแบบขอร้อง (Request)
- สั่งงานแบบให้คำแนะนำ (Suggest)
- สั่งงานแบบอาสาสมัคร (Volunteer)
แบบออกคำสั่ง (Command)ควรใช้เมื่อ
- ผู้รับคำสั่งดื้อด้าน เกียจคร้านหรือชอบหลีกเลี่ยงงาน
- เป็นกรณีฉุกเฉินหรือเร่งด่วน หรือมีอันตรายร้ายแรง
- ต้องการความเด็ดขาด หรือต้องการให้ปฏิบัติโดยเคร่งครัดทันทีทันใด
สั่งงานแบบขอร้อง (Request) ควรใช้เมื่อ
l ลูกน้องสูงอายุ หรือเป็นคนช่างคิดหรือมีความน้อยเนื้อต่ำใจ
l สถานการณ์เป็นปกติไม่เร่งร้อน
l เปิดโอกาสให้ผู้รบคำสั่งมีเสรีภาพใช้ดุลพินิจตัดสินใจด้วยตนเองได้บ้าง
สั่งงานแบบให้คำแนะนำ (Suggest) ควรใช้เมื่อ
l ลูกน้องมีความรับผิดชอบสูงและมีหน้าที่รับผิดชอบในเรื่องนั้นอยู่แล้ว รวมทั้งมีความรู้ความสามารถหรือมีความชำนาญดี
l สถานการณ์ในขณะนั้นเอื้อให้เกิดความคิดริเริ่มหรือมีความกระตือรือร้น
l ลักษณะการบังคับบัญชา เป็นแบบเปิดให้มีอิสระที่จะเลือกปฏิบัติได้
สั่งงานแบบอาสาสมัคร (Volunteer) ควรใช้เมื่อ
l ผู้รับคำสั่งมีบุคลิกลักษณะให้ความร่วมมือดี
l สถานการณ์ผิดจากยามปกติ
l ผู้รับคำสั่งไม่อยู่ใต้การบังคับบัญชาโดยตรง ไม่มีอำนาจหน้าที่ตามระเบียบข้อบังคับที่จะให้ผู้รับคำสั่งต้องกระทำ
ขั้นตอนในการสั่งงาน
1. การวางแผน/เตรียมสั่งงาน
-ทำไม (จุดประสงค์การสั่งงาน/ผลงานที่ต้องการ)
- อะไร (เนื้อหาของงานที่จะสั่ง)
- ใคร(คนที่จะรับคำสั่งงาน)
- อย่างไร (วิธีการสั่งงาน/ วิธีกระตุ้นความสนใจของลูกน้อง)
- เมื่อไหร่ (เวลาที่เหมาะกับการสั่งงาน)
- ที่ไหน (สถานที่ที่เหมาะกับการสั่งงาน)
2. การสั่งงาน
- กระตุ้นความสนใจของลูกน้อง หัวหน้างานจะต้องดึงความสนใจของลูกน้องให้ได้ การให้ลูกน้องมีส่วนร่วมในการถามคำถาม ทวนประเด็น หรือทดลองทำตลอดช่วง
เวลาที่สั่งงาน เป็นวิธีการที่ดีอีกวิธีการหนึ่ง
- เริ่มสั่งงาน ตามแผนที่วางไว้ หัวหน้างานอธิบายจุดประสงค์ของงาน ระบุสิ่งที่ต้องดำเนินการ มาตรฐานการทำงาน/ ปฏิบัติงาน เวลาที่จะเริ่มต้นและสิ้นสุดของงาน สถานที่ที่จะดำเนินการ หัวหน้างานอาจใช้การสาธิต หรือ ให้ลูกน้องทดลองปฏิบัติตามขั้นตอนที่เตรียมไว้
- ทดสอบความเข้าใจของลูกน้อง ต้องทดสอบความเข้าใจของลูกน้องอย่างสม่ำเสมอ ตลอดการสั่งงาน ประเด็นสำคัญที่หัวหน้างานจะต้องทดสอบว่าลูกน้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับงาน ที่สั่ง ได้แก่
1. จุดประสงค์ของการสั่งงาน ในหลายๆ กรณีมักจะ หมายถึงผลลัพธ์ ผลงานที่คาดหวังจะได้รับ
2. สิ่งที่ลูกน้องจะต้องดำเนินการ มาตรฐานการปฏิบัติงาน
3. วันและเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของงานที่สั่ง
4. สถานที่ที่จะดำเนินการ
3.การติดตามผล คือ
การติดตามความคืบหน้าของการนำคำสั่งงานนั้นไปดำเนินการเนื่องจากบาง
ครั้ง อาจมีการดำเนินการที่ผิดไปจากคำสั่งงานได้
เมื่อเกิดกรณีดังกล่าวขึ้น หัวหน้างานสามารถช่วยเหลือ
ให้คำแนะนำแก่ลูกน้องให้แก้ไขได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น ในการ
วางแผน/เตรียมการสั่งงาน จำเป็นต้องคิดถึงแผน หรือติดตามผลด้วย
วิธีการในการสั่งงาน
สั่งเป็นลายลักษณ์อักษร
- เมื่อต้องการส่งคำสั่งไปอีกแห่งหนึ่งทราบโดยแน่ชัด
- เมื่อผู้รับคำสั่งเข้าใจช้าหรือขี้ลืม
- คำสั่งนั้นมีรายละเอียดปลีกย่อยมาก ยากแก่การจำ
- สั่งเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อต้องการให้ผู้รับคำสั่งเป็นผู้รับผิดชอบโดยตรง
- เมื่อคำสั่งนั้นเป็นคำสั่งสำคัญและต้องปฏิบัติตามอย่างถูกต้อง
- คำสั่งที่เป็นตัวเลข หรือกำหนดระยะเวลา จำนวน ที่แน่นอน
- เป็นเรื่องที่มีรายละเอียดข้อมูลหรือตัวเลขที่เฉพาะเจาะจงและแน่นอน
- เป็นเรื่องสำคัญหรือซับซ้อนและจำเป็นต้องติดตามให้ปฏิบัติอย่างถูกต้องโดยเคร่งครัด
- เมื่อต้องการให้มีหลักฐานอ้างอิงในภายหลัง
- เมื่อเป็นงานที่มีขั้นตอนการปฏิบัติและติดตามผล
- เมื่อคำสั่งที่ต้องการถ่ายทอดไปสู่อีกสถานที่หนึ่งหรือไปอีกหน่วยงานหนึ่ง
- ต้องการระบุให้ผู้รับคำสั่ง รับผิดชอบต่อเรื่องนั้นให้แน่ชัดลงไป
- ผู้ที่รับคำสั่งเป็นผู้ที่เข้าใจช้าหรือชอบหลงลืม
- ผู้จะต้องปฏิบัติหลายฝ่ายและหลายคน
- เมื่อต้องอ้างถึงกฎระเบียบหรือคำสั่งของผู้บริหารระดับสูง
- เมื่อคำสั่งในเรื่องทั่วๆ ไปที่จะต้องติดประกาศหรือเวียนแจ้งรับรู้อย่างกว้างขวาง
ข้อบกพร่องที่อาจเกิดจากการสั่งงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร
l ข้อความของคำสั่งยาวเกินไป
l ซับซ้อนยุ่งยากต่อความเข้าใจ
l ไม่เรียงลำดับให้เข้าใจง่าย
l ให้ศัพท์ทางวิชาการ(Technical Term)มากเกินไป
l ใช้คำย่อหรืออักษรย่อซึ่งไม่เป็นที่เข้าใจ
การสั่งด้วยวาจา
- เป็นคำสั่งที่ไม่มีรายละเอียด
- เป็นคำสั่งในกรณีที่ไม่เหมาะสมจะเป็นคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรไว้เป็นหลักฐาน
- เมื่อต้องการอธิบายคำสั่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้เข้าใจยิ่งขึ้น
- คำสั่งที่ไม่ค่อยมีความสำคัญมาก
- เป็นการย้ำคำสั่งเดิมที่สั่งไว้เป็นลายลักษณ์อักษรไว้แล้ว
สั่งด้วยวาจา ควรเลือกใช้ในกรณีดังต่อไปนี้
- เป็นคำสั่งเกี่ยวกับงานประจำที่เข้าใจดีอยู่แล้ว
- เป็นกรณีฉุกเฉินต้องปฏิบัติโดยเร่งด่วน
- ต้องการเร้าให้ผู้รับคำสั่งเกิดความสนใจและตั้งใจในการปฏิบัติ
- เพื่อกระตุ้นให้ผู้รับคำสั่งลงมือทำงานให้รวดเร็วกระฉับกระเฉงขึ้น
- เป็นงานที่มีรายละเอียดปลีกย่อย ซึ่งต้องให้โอกาสผู้รับคำสั่งถาม
- เป็นงานที่จะต้องพูดอธิบายจึงจะเข้าใจชัดเจน
- ต้องการอธิบายหรือชี้แจงคำสั่งที่เป็นหนังสือให้ชัดเจนยิ่งขึ้น
- ต้องการให้ความช่วยเหลือในเรื่องความเข้าใจต่องานที่จะต้องทำ
- ไม่มีรายละเอียดมากและไม่ซับซ้อนหรือมีเรื่องที่จะต้องจดจำมาก
- เป็นเรื่องที่สำคัญน้อยและสั่งงานแก่คนจำนวนน้อย
ข้อบกพร่องที่อาจเกิดจากการสั่งงานที่ใช้วาจา
ผู้สั่งพูดไม่ชัดเจน
ใช้คำสั่งในภาษาที่ไม่คุ้นเคย
ด่วนสรุปคิดว่าผู้รับคำสั่งเข้าใจดีแล้ว
พูดเรื่องโน้นที เรื่องนี้ที ไม่เป็นลำดับ
พูดยาวเกินไปในแต่ละเรื่อง
ไม่ถูกกาลเทศะ ทำให้ขาดความสนใจ
ใช้ศัพท์วิชาการมากเกินความจำเป็น
ข้อพึงปฏิบัติในการสั่งงาน
สั่งด้วยท่าทางสุภาพ สีหน้าปกติ
l สั่งโดยใช้น้ำเสียงดังชัดเจน
l สั่งในลักษณะให้เกียรติผู้รับคำสั่ง
l สั่งอย่างเป็นระบบที่มีขั้นตอนเป็นลำดับ
l สั่งอย่างเข้าใจเรื่องที่สั่ง
l สั่งพร้อมทั้งสังเกตปฏิกิริยาของผู้รับคำสั่งว่าเป็นอย่างไร
l สั่งโดยเปิดโอกาสให้ผู้รับคำสั่งซักถามความสงสัยได้
l สั่งโดยเน้นจุดสำคัญให้ทราบ
ข้อพึงละเว้นในการสั่งงาน
l อย่าแสดงท่าทางอันไม่เหมาะสม เช่น ท้าวสะเอว ชี้นิ้ว เป็นต้น
l อย่าสั่งในขณะที่มีอารมณ์รุนแรงหรือขณะโกรธ
l อย่าสั่งแบบใช้อำนาจขมขู่
l อย่าสั่งเสียงห้วนหรือกระโชกโฮกฮาก
l อย่าสั่งครั้งละหลายเรื่องโดยไม่แยกให้เป็นเรื่องๆ
l อย่าสั่งโดยใช้คำพูดดูถูกความสามารถ
l อย่าสั่งซ้ำๆ ซากๆโดยพูดย้ำแล้วย้ำอีกจนดูเป็นการไม่ไว้วางใจ
l อย่าสั่งโดยกำหนดขั้นตอนมากเกินความจำเป็น
คำสั่งแบบอาสาสมัคร ( 2 ประโยค)
ตอบลบ