เส้นทางสายนักการศึกษา

การบริหารสถานศึกษา สไตล์ Benchmarking

บทความการบริหารสถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking”ดร.พจน์  พจนพาณิชย์กุล
“Benchmarking” เป็นเครื่องมือทางการบริหารจัดการ เพื่อนำองค์กรไปสู่ความเป็นเลิศ    ในการดำเนินงาน (Best Practice) โดยการนำองค์ความรู้ทางการบริหารจัดการองค์กรของตน และผลสำเร็จจากการดำเนินงานของกิจการหรือองค์กรของตนไปเปรียบเทียบกับองค์กร อื่นหรือกิจการอื่น เพื่อศึกษาข้อมูลและกลยุทธ์ในการบริหารงาน ทั้งนี้เพื่อให้ได้แนวคิดและข้อเสนอแนะ ในการกำหนดทิศทางในการปรับปรุงงาน และการบริหารงานให้บรรลุผลดียิ่งขึ้น เป็นการบริหารงานโดยการศึกษาจากความสำเร็จของผู้อื่น ตามปกติแนวคิดการบริหารงานแบบ Benchmarking ถูกนำมาใช้ในองค์กรธุรกิจเป็นส่วนใหญ่ โดยมีชื่อเรียกว่า “การเปรียบเทียบสู่ความเป็นเลิศ” การเปรียบเทียบตามวิธีการของ Benchmarking สามารถทำได้หลายระดับ เช่น เปรียบเทียบกับคู่แข่งในธุรกิจเดียวกัน เปรียบเทียบกับหน่วยงานในองค์กรเดียวกัน เปรียบเทียบกับหน่วยงานที่มีลักษณะการทำงานเหมือนกัน เปรียบเทียบกับกระบวนการผลิตของบริษัทอื่น หรืออาจเปรียบเทียบกับนโยบายของบริษัทอื่นเป็นต้น สำหรับกรณีของการบริหารจัดการสถานศึกษาแล้ว การนำแนวคิด Benchmarking มาใช้ในการบริหารสถานศึกษา จะช่วยให้เกิดการพัฒนา (Development) และการเปลี่ยนแปลง (Change) ไปสู่สิ่งที่ดีกว่า ทั้งสภาพแวดล้อมทางกายภาพของสถานศึกษา รวมทั้งบุคลากรทั้งในระดับบริหารและระดับปฏิบัติการในสถานศึกษานั้น ๆ ในการนี้จำเป็นต้องเริ่มต้นจากกระบวนการเปรียบเทียบ (Benchmark) กับผู้ที่ดีกว่าหรือดีที่สุดเป็นอันดับแรก ซึ่งวงการบริหารทั่วไปต่างยอมรับกันว่า Benchmark เป็นขั้นตอนมาตรฐานสากลที่ทำได้โดยง่าย วงการศึกษาก็เช่นเดียวกัน สถานศึกษาเป็นหน่วยงานที่รับผิดชอบในการจัดการศึกษา และเพื่อให้การพัฒนางานเข้าสู่มาตรฐานทั้ง ๓ ด้าน คือ มาตรฐานด้านการบริหารโรงเรียน มาตรฐานด้านการเรียนการสอน และมาตรฐานด้านคุณภาพนักเรียน ได้อย่างมีคุณภาพ ผู้บริหารโรงเรียน ครู คณะกรรมการสถานศึกษา และผู้เกี่ยวข้อง จึงควรแสวงหาเทคนิคและวิธีการมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับสถานการณ์และสภาพ แวดล้อมของแต่ละท้องถิ่น และBenchmark คือ วิธีการหนึ่งที่จะนำมาประยุกต์ใช้ในการบริหารสถานศึกษาเพื่อเข้าสู่มาตรฐาน ที่กำหนดได้
ทำไมต้อง Benchmarking
หัวใจสำคัญของการทำ Benchmarking อยู่ตรงที่ทำให้องค์กรมีวิธีการปรับปรุงที่ชัดเจน เป็นรูปธรรม เพราะใช้องค์กรที่เหนือกว่าเป็นตัวตั้งและนำมาเปรียบเทียบหรือเทียบเคียง ซึ่งเป็นการเปรียบเทียบที่มิใช่การลอกเลียนแบบ เป็นการเปรียบเทียบเพื่อให้เรารู้ว่าองค์กรของเราอยู่ห่างชั้นกับองค์กร นั้นๆ แค่ไหน และต้องทำอย่างไรบ้างจึงจะสามารถบรรลุเป้าหมายได้ตามต้องการ ซึ่งแนวทางที่ได้มาจากการรวบรวมข้อมูล ศึกษา วิเคราะห์ถึงรูปแบบการดำเนินงาน กระบวนการ และวิธีที่องค์กรแม่แบบใช้แล้วประสบความสำเร็จ จากนั้นนำมาเปรียบเทียบกับองค์กรของตนเพื่อให้เข้าใจถึงข้อแตกต่าง และแนวทางปฏิบัติ เพื่อนำมาปรับปรุงการดำเนินงานขององค์กร ด้วยวิธีการของ Benchmarking จะช่วยให้องค์กรได้แนวทางปฏิบัติ โดยลดความผิดพลาดอันอาจเนื่องมากจากการดำเนินงาน หรือการคาดการณ์ผิด ทั้งนี้เนื่องจากองค์กรแม่แบบ สามารถดำเนินงานจนบรรลุผลสำเร็จมาแล้ว และยังเป็นการช่วยประหยัดทรัพยากรในการบริหารจัดการได้อีกทางหนึ่งด้วยโดย เฉพาะวงการศึกษาที่มีสถานศึกษาหลายแห่งประสบผลสำเร็จในการบริหารจัดการตาม เกณฑ์มาตรฐานจนได้รับรางวัลมาแล้ว ดังนั้นการนำ Benchmarking มาใช้ในการบริหารสถานศึกษาถือว่า มีความเหมาะสมอย่างยิ่ง
รูปแบบของการทำ Benchmarking ในสถานศึกษา
๑. การเปรียบเทียบกับคู่แข่งขัน (Competitive Benchmarking) เป็นการทำ Benchmarking ที่ทำการศึกษากระบวนการทำงาน หน้าที่ และกิจกรรมต่างๆ รวมทั้งการดำเนินงานและข้อมูลในมติต่าง ๆ ระหว่างสถานศึกษาของตนกับสถานศึกษาอื่น (คู่แข่งขัน) ที่มีศักยภาพโดยตรงเพื่อที่ผู้บริหารจะได้เห็นจุดอ่อนของตน ความแตกต่างในความสามารถและศักยภาพ ตลอดจนวิธีการดำเนินงาน      เพื่อที่จะสามารถพัฒนาสถานศึกษาของตนเองให้เท่าเทียมหรือเหนือกว่าสถาบันการ ศึกษาต้นแบบที่ดีที่สุดได้
๒. การเปรียบเทียบภายในองค์กร (Internal Benchmarking) โดยการทำ Benchmark เปรียบเทียบกันระหว่างหน่วยงานหรือกระบวนการต่างๆ ภายในสถาบันการศึกษา เพื่อทำการศึกษาและวิเคราะห์ปัญหาเพื่อให้เป็นต้นแบบ (Prototype) ในการพัฒนาการ และเพื่อการเปรียบเทียบในรูปแบบอื่นต่อไป
๓. การเปรียบเทียบตาม หน้าที่ (Functional Benchmarking) เป็นการเปรียบเทียบการดำเนินงานในแต่ละหน้าที่ (Function) ที่เราสนใจ โดยไม่คำนึงถึงความแตกต่างของความเป็นสถาบันการศึกษาหรือหน่วยงานขององค์กร เป็นการปฏิบัติทั่วทั้งองค์การ เนื่องจากการ Benchmark ตามหน้าที่จะช่วยลดความยุ่งยากในการหาคู่เปรียบเทียบ (Benchmarking Partner) ซึ่งเราสามารถคัดเลือกคู่เปรียบเทียบได้จากองค์กร หรือหน่วยงานที่มิใช่เพียงสถาบันการศึกษาเท่านั้น แต่จะทำการเปรียบเทียบจากหน้าที่การปฏิบัติงาน โดยการเลือกองค์กรที่มีการปฏิบัติงานดีที่สุด (Best Practice) มาเป็นแม่แบบในแต่ละหน้าที่ ก่อนกระจายหรือขยายผลไปยังส่วนอื่นขององค์กร
๔. การเปรียบเทียบทั่ว ไป (Generic Benchmarking) เป็นการดำเนินงานที่ให้ความสำคัญกับกระบวนการเฉพาะ (Specific Benchmarking) เป็นการดำเนินงานที่ให้ความสำคัญกับกระบวนการเฉพาะ (Specific Process) ที่ใช้กันอย่างทั่วไปในการจัดการศึกษาและสถาบันการศึกษา โดยกระบวนการต่าง ๆ อาจมีการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับหลายหน้าที่ การ Benchmark ทั่วไปจะเป็นประโยชน์ในการบริหารและพัฒนากระบวนการต่างของสถาบันการศึกษาให้ ทันสมัยและมีประสิทธิภาพอยู่เสมอ
ข้อจำกัดของการทำ Benchmarking
๑. ผู้บริหารสถานศึกษาไม่รู้ปัญหาที่แท้จริงของตนเอง ทำให้ไม่สามารถกำหนดออกมาได้ว่าจะเปรียบเทียบกับอะไร หรือแก้ปัญหาด้านใด ดังนั้นผู้บริหารและบุคลากรภายในสถานศึกษาที่จะทำการ Benchmarking ต้องรู้รายละเอียดเกี่ยวกับสถาบันการศึกษาของตนเป็นอย่างดี เพื่อจะได้ทราบว่าตนมีจุดเด่น หรือจุดด้อยอย่างไร มีความต้องการที่จะแก้ปัญหาด้านใด
๒. สถาบันการศึกษาที่จะเลือกเป็นแม่แบบในการทำ Benchmarking นั้นควรเป็นสถาบันการศึกษาที่ได้รับการยอมรับว่าประสบความสำเร็จอยู่ในระดับ หนึ่ง เพื่อจะได้นำจุดเด่นดังกล่าวมาปรับปรุงในส่วนของสถาบันการศึกษาที่จะทำการ ปรับปรุง
๓. ข้อมูลที่ต้องการจะทราบจากสถาบันการศึกษาที่เราต้องการศึกษาอาจหามาได้หลาย วิธีการ แต่วิธีที่ดีที่สุดก็คือ ข้อมูลที่ได้จากภายในสถาบันการศึกษาแม่แบบนั้น ซึ่งตามปกติสถาบันการศึกษาแม่แบบ มักเป็นสถาบันที่ได้รับรางวัลและมีความต้องการเผยแผ่ข้อมูลของตนอยู่แล้ว
๔. ไม่เข้าใจการทำ Benchmarking อย่างแท้จริง ผู้บริหารบางคนคิดว่าเป็นการลอกกระบวนการ วิธีการของแม่แบบมาใช้ โดยขาดการวิเคราะห์ให้เหมาะสมกับสถาบันการศึกษาของตน (ซึ่ง Benchmarking เป็นเครื่องมือบริหารสำหรับองค์กรที่ต้องการพัฒนาและปรับปรุงการทำงานให้มี ประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้นความสำคัญของ Benchmarking อยู่ตรงที่ทำให้องค์กรมีแนวทางที่จะเดินไปถึงเป้าหมายอย่างชัดเจน เพราะใช้องค์กรของต้นแบบเป็นตัวเปรียบเทียบ จากนั้นนำมาวิเคราะห์และปรับปรุงให้เหมาะสมกับองค์กรก่อนนำไปใช้)
หน้าที่ของผู้บริหารในการบริหารสถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking”
๑. หน้าที่ด้านการวางแผน (Planning) หน้าที่ ด้านการวางแผนเป็นหน้าที่ ที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดเป้าหมาย (Goals) วัตถุประสงค์ (Objective) กลยุทธ์ (Strategies) และแผนงาน (Plan) เป็นการกำหนดเป้าหมายและกลยุทธ์ต่าง ๆ และจัดทำแผนงานเพื่อประสานกิจกรรมต่างๆ ที่จะกระทำในอนาคต เป็นการเตรียมการเพื่อให้ประสบความสำเร็จ ลดวามเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
ดังนั้นในการทำหน้าที่ ด้านการวางแผนของผู้บริหารในการบริหารสถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking” ต้องมีการเทียบเคียงกับสถานศึกษาในระดับเดียวกันกับสถานศึกษาของตนเพื่อ ศึกษารูปแบบ และเทคนิควิธีการในการวางแผน อันจะนำไปสู่ความสำเร็จในการบริหารจัดการสถานศึกษาของตน อาทิเช่น การกำหนดเป้าหมายในการปฏิบัติงานให้แก่บุคลากรในสถานศึกษา โดยยึดสถานศึกษาต้นแบบเป็นหลัก และทำการกำหนดเป้าหมายสถานศึกษาของตนให้อยู่ในระดับเดียวกันหรือระดับที่ ใกล้เคียง เป็นต้น
๒. หน้าที่ด้านการจัดองค์กร (Organizing) เป็น การพิจารณาถึงงานที่จะต้องกระทำ ใครเป็นผู้ทำงานนั้นต้องมีการจัดกลุ่มงานอย่างไร ใครต้องรายงานใคร และใครเป็นผู้ตัดสินใจ นั่นคือการมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบ และกำหนดสายการบังคับบัญชา
ดังนั้นในการทำหน้าที่ ด้านการจัดองค์กรของผู้บริหารในการบริหารสถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking” ต้องมีการเทียบเคียงกับสถานศึกษาในระดับเดียวกันกับสถานศึกษาของตน อีกทั้งควรมีการเทียบเคียงภายในสถาบันการศึกษาเอง เพื่อให้บุคลากรเกิดความรู้สึกตื่นตัวอยู่ตลอดเวลาการจัดสายการบังคับบัญชา ควรมีความยืดหยุ่นพร้อมรับต่อการเปลี่ยนแปลง ควรมีการศึกษาด้านการจัดโครงสร้างองค์กรของสถาบันการศึกษาที่ประสบความ สำเร็จในการบริหารจัดการ เพื่อนำมาปรับปรุงโครงสร้างการบริหารองค์กรภายในสถาบันการศึกษาของตน
๓. หน้าที่ในการชักนำ (Leading) เป็นการนำและจูงใจผู้ใต้บังคับบัญชา การสั่งการ การเลือกช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด และการขจัดความขัดแย้ง หรือเป็นการกระตุ้นให้พนักงานใช้ความพยายามอย่างเต็มที่ ที่จะทำให้เกิดความสำเร็จ รวมทั้งแก้ไขปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้น
ในการทำหน้าที่ด้านการ ชักนำของผู้บริหารในการบริหารสถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking” นั้น ควรใช้รูปแบบการเปรียบเทียบทั่วไป (Generic Benchmarking) เป็นการดำเนินงานที่ให้ความสำคัญกับกระบวนการเฉพาะ (Specific Benchmarking) หน้าที่ด้านการชักนำเป็นหน้าที่ทางการบริหารที่ต้องอาศัยทั้งศาสตร์ และศิลป์ในการปฏิบัติ ผู้บริหารควรทำการศึกษาทักษะและวิธีการจากประสบการณ์และความสำเร็จของผู้ บริหารสถานศึกษาที่นำมาเป็นแม่แบบ และนำมาประยุกต์ให้เข้ากับตนเอง ทั้งนี้ยังต้องคำนึงถึงความเหมาะสมต่อสถานการณ์และปัจจัยแวดล้อมต่าง ๆ อีกด้วย
๔. หน้าที่ในการควบคุม (Controlling) เป็นการตรวจสอบกิจกรรมต่างๆ ที่ได้กระทำไว้ เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานได้เป็นไปตามมาตรฐาน หรือแผนที่วางไว้ รวมทั้งแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นให้ถูกต้องอีกด้วย การควบคุมจะนำมาซึ่งความมีมาตรฐาน และความสำเร็จของการปฏิบัติงาน และด้วยวิธีการที่หลากหลายของการควบคุมตามหลักของการบริหารจัดการหนึ่งใน นั้นคือ การควบคุมด้วยการเปรียบเทียบ (Comparisons) เป็นการเปรียบเทียบจากมาตรฐาน หรือคู่แข่ง
ดังนั้นในการทำหน้าที่ ด้านการควบคุมของผู้บริหารในการบริหารสถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking” จึงมิใช่เรื่องแปลกใหม่ แต่เป็นแนวปฏิบัติที่ผู้บริหารมีหน้าที่ที่ต้องกระทำ แต่การควบคุมด้วยการเทียบเคียงตามหลักการของ Benchmarking จะเป็นการควบคุมในระดับองค์กร หรือระดับสถานศึกษาเป็นหลัก ซึ่งจะมีความแตกต่างจากการควบคุมในระดับภายในองค์กรหรือการควบคุมระดับ ปฏิบัติงาน ผู้บริหารสถานศึกษาต้องการเทียบเคียงสถานศึกษาของตนกับสถานศึกษาที่นำมาเป็น แม่แบบ และทำการศึกษาแนวทางที่สถานศึกษาแม่แบบดำเนินงานจนสามารถผ่านเกณฑ์มาตรฐาน ทางการศึกษาตามระเบียบข้อบังคับ และนำมาปรับใช้กับสถานศึกษาของตน ทั้งนี้การควบคุมด้วยการเทียบเคียงควรอยู่ในระดับมาตรฐานเดียวกัน ยกเว้นจะเป็นการเทียบเคียงเพื่อยกระดับมาตรฐานของตน ก็มีความจำเป็นที่จะต้องเทียบเคียงกับกับสถานบันการศึกษาที่มีมาตรฐานที่ สูงกว่า โดยมาตรฐานหลักมี ๓ ด้าน คือ มาตรฐานด้านการบริหารโรงเรียน มาตรฐานด้านการเรียนการสอน และมาตรฐานด้านคุณภาพนักเรียน
โดยสรุป  ผู้บริหารเป็นบุคคลที่มีความสำคัญต่อการดำรงอยู่และพัฒนาการของสถานศึกษา สถานศึกษาจะเข้าสู่มาตรฐานทั้ง ๓ ด้าน (มาตรฐานด้านการบริหารโรงเรียน มาตรฐานด้านการเรียนการสอน และมาตรฐานด้านคุณภาพนักเรียน) หรือล้มเหลวขึ้นอยู่กับความรู้ความสามารถ และการตัดสินใจของผู้บริหารสถานศึกษาโดยตรง ซึ่งในการบริหารสถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking” นั้น นอกจากหน้าที่ทางการบริหารที่ผู้บริหารต้องปฏิบัติแล้ว ผู้บริหารควรมีบทบาทสำคัญ คือ การเป็นผู้ริเริ่ม ผู้บริหารสถานศึกษาจะต้องเป็นผู้นำในการเปลี่ยนแปลงและสร้างนวัตกรรมใหม่ของ สถานศึกษา และมีส่วนร่วมทั้งทางตรงและทางอ้อม ในการสร้างองค์การเรียนรู้โดยเฉพาะการเป็นส่วนสำคัญในการวางแผนและดำเนินการ ของสถานศึกษา ผู้บริหารสถานศึกษาต้องส่งเสริมและสนับสนุนการดำเนินการของโครงการพัฒนาสถาน ศึกษาอย่างเต็มความสามารถทั้งทางตรงและทางอ้อม โดยการสนับสนุนทั้งในด้านงบประมาณ ทรัพยากร การให้ความสำคัญและกำลังใจแก่บุคลากรในสถานศึกษา และที่ขาดไม่ได้คือ การเป็นต้นแบบหรือตัวแบบเพื่อการเทียบเคียง (Benchmarking) ที่ดีให้แก่บุคลากรในสถานศึกษา เพื่อให้บุคลากรในสถานศึกษามองเห็นภาพที่เป็นรูปธรรม และกล้าที่จะปฏิบัติตาม อันจะนำไปสู่ความสำเร็จของการบริหารสถานศึกษาสไตล์ “Benchmarking” ต่อไป