เทคนิคสร้างสัมพันธ์
เทคนิคการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา
ผู้บังคับบัญชา มีหน้าที่นอกจากการบริหารงานให้มีประสิทธิภาพประสิทธิผลแล้ว หน้าที่ในการบริหารคนก็นับว่าสำคัญยิ่งอีกประการหนึ่ง เพราะงานต่าง ๆ จะสำเร็จได้นั้นมาจากคนเป็นส่วนใหญ่ ดังนั้นความสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา จึงเป็นเทคนิคที่สำคัญประการหนึ่งที่จะทำให้ผู้บังคับบัญชาสามารถให้คำปรึกษาแนะนำได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ถึงแม้ว่าการให้คำปรึกษาจะเป็นเรื่องจำเป็นในการบริหารงาน แต่ก็มีผู้บังคับบัญชาจำนวนมากไม่มีโอกาสให้คำปรึกษาแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา สาเหตุที่สำคัญคือ
1. ผู้บังคับบัญชาขาดความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการกับผู้ใต้บังคับบัญชา เช่น การรับประทานอาหารร่วมกัน ไปงานสังสรรค์หรือไปเที่ยว ไม่พูดเล่น ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาไม่กล้าเข้าพบเพื่อขอคำปรึกษา ในกรณีที่มีปัญหาต่าง ๆ หรือเข้าพบแต่ไม่กล้าเปิดเผยข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดทำให้การให้คำปรึกษาไม่ได้ผล
2. ผู้บังคับบัญชาไม่มีเวลาให้ผู้ใต้บังคับบัญชา เนื่องจากมีภารกิจมากจนไม่สนใจผู้ใต้บังคับบัญชาผู้บังคับบัญชามักใช้การสื่อสารทางเดียวกับผู้ใต้บังคับบัญชา คือมีแต่คำสั่งให้ปฏิบัติแต่ไม่รับฟังความเห็นหรือข้อซักถาม การที่ผู้บังคับบัญชาไม่จัดตารางเวลาให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าพบเพื่อขอคำปรึกษาบ้าง ทำให้การพัฒนางานน้อยลงผู้ใต้บังคับบัญชาตัดสินใจดำเนินการเองตามที่เห็นเหมาะสม โดยไม่ขอคำแนะนำจากผู้บังคับบัญชา
3. ผู้บังคับบัญชาบริหารงานโดยใช้กฎระเบียบข้อบังคับ เนื่องจากไม่กล้าในการตัดสินใจเกรงจะมีผลกระทบต่อตนเอง จึงมักจะหลีกเลี่ยงการให้คำปรึกษา ปล่อยให้เป็นภาระการตัดสินใจของผู้ใต้บังคับบัญชาแก้ไขปัญหากันเอง
4. ผู้บังคับบัญชาขาดทักษะในการให้คำปรึกษา โดยไม่รู้จักการรับฟังปัญหาและค้นหาสาเหตุของปัญหา บางครั้งโยนความผิดให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเบื่อหน่าย และไม่ขอคำปรึกษา
ดังนั้นจากสาเหตุที่ผู้บังคับบัญชาขาดความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ใต้บังคับบัญชา ทำให้การให้คำปรึกษาแนะนำไม่เกิดขึ้นในการบริหารงาน เทคนิคการให้คำปรึกษาแนะนำถือได้ว่าเป็นแนวการบริหารงานที่จะทำให้งานสำเร็จ โดยผู้ใต้บังคับบัญชาพอใจมากที่สุด ถ้าผู้บังคับบัญชาสามารถให้คำปรึกษาแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นอย่างดี การบริหารงานย่อมประสบผลสำเร็จ การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชานั้น อาจมีวิธีการดังนี้
1. ควรรู้จักผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นการส่วนตัว
ผู้บังคับบัญชา ควรรู้จักผู้ใต้บังคับบัญชามากกว่าผลงานหรือประวัติการทำงาน ผู้บังคับบัญชาควรรู้เรื่องความสามารถพิเศษ ทัศนคติ สุขภาพ ครอบครัว ฐานะการเงิน ความทะเยอทะยาน เป็นต้นการที่ผู้บังคับบัญชารู้จักผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นอย่างดี ทำให้สามารถมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้อย่างเหมาะสม เพื่อให้ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถใช้ความสามารถอย่างเต็มที่ สามารถจัดทำแผนหรือพัฒนาบุคลากรให้สามารถทำงานร่วมกับบุคคลอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. ควรมีวิธีตำหนิผู้ใต้บังคับบัญชาที่เหมาะสม
ในการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชา ย่อมเกิดข้อผิดพลาดได้ การที่ผู้บังคับบัญชาต้องการให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทราบและแก้ไข หรือปรับปรุงตนเอง ไม่ควรตำหนิต่อหน้าสาธารณชน หรือบุคคลอื่นเพราะจะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาอับอาย และอาจมีผลต่อการปฏิบัติงานของเขาได้ ผู้บังคับบัญชาควรจะพูดจาเป็นการส่วนตัว ใช้คำพูดในลักษณะแนะนำและให้ความช่วยเหลือเพื่อปรับปรุงแก้ไขจะได้ผลดีกว่า
3. ควรใช้วิธีการขอร้องมากกว่าการออกคำสั่ง
ผู้บังคับบัญชาจะมอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติงานใดงานหนึ่งควรใช้คำพูดที่เป็นลักษณะการขอร้อง เช่น โปรดดำเนินการ กรุณา เป็นต้น จะดีกว่าการออกคำสั่งให้ปฏิบัติซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาจะพอใจและกระตือรือร้นในการปฏิบัติงานมากกว่า และได้ผลงานเป็นที่น่าพอใจ หรือการใช้คำว่าขอบคุณ หรือขอบใจ จะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานมีความยินดีและให้ความร่วมมือในโอกาสต่อไปด้วย
4. ควรช่วยแก้ปัญหาข้อร้องทุกข์
ผู้บังคับบัญชามักจะพบกับปัญหาข้อร้องทุกข์ หรือการแสดงความไม่พอใจ ผู้บังคับบัญชาไม่ควรละเลยข้อร้องทุกข์นั้น และรีบดำเนินการแก้ไขปัญหาโดยทันที โดยเชิญผู้ร้องทุกข์มาพบ รับฟังปัญหาและดำเนินการแก้ไขเพื่อให้ข้อร้องทุกข์ยุติลง เพราะการสื่อสารระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นหนทางของการนำไปสู่การช่วยเหลือระหว่างกันคิดด้วยกัน เห็นด้วยกันและทำด้วยกันตลอดไป
5. ควรให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้ตัดสินใจด้วยตนเอง
การบริหารงานควรให้ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถคิดและตัดสินใจด้วยตนเองในบางเรื่อง จะทำให้เขาเกิดความกระตือรือร้น และมีความรับผิดชอบต่อหน้าที่เพิ่มขึ้น เพราะการบริหารงานโดยผู้บังคับบัญชาตัดสินใจทั้งหมดและผู้ใต้บังคับบัญชารับคำสั่งและปฏิบัติตามแต่เพียงอย่างเดียว ทำให้ไม่เกิดการพัฒนาความคิด ศักยภาพของบุคคลไม่เกิด ผู้ใต้บังคับบัญชาขาดขวัญและกำลังใจ ท้อถอย ไม่สนใจปรับปรุงงานและขาดความคิดสร้างสรรค์ จึงควรใช้วิธีการบริหารงานแบบมีส่วนร่วม ผู้ใต้บังคับบัญชาจะรู้จักคิด ตัดสินใจ และการแก้ปัญหาร่วมกัน ส่งผลให้ความสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาดีขึ้น
6. ควรให้คำชมเชยผู้ใต้บังคับบัญชา
การให้คำชมเชยผู้ใต้บังคับบัญชาในสิ่งที่เขาดำเนินการแล้วได้ผลตามที่กำหนดไว้จะช่วยสร้างกำลังใจ และเกิดความพยายามในการทำงานมากขึ้น ผู้บังคับบัญชาควรชมเชยหรือให้รางวัลในเรื่องที่เหมาะสม แต่ไม่ควรใช้พร่ำเพรื่อจนดูไม่จริงใจ
7. ไม่ควรแทรกแซงการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชา
ผู้บังคับบัญชาเมื่อมอบหมายงานให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชาแล้ว ควรให้เขาปฏิบัติงานตามความสามารถของเขา ผู้บังคับบัญชาเพียงให้คำปรึกษา แนะนำ หรือติดตามงานแต่ไม่ควรเข้าไปแทรกแซงหรือชี้นำโดยตรงเพราะจะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาขาดความเชื่อมั่นในตัวเอง
เทคนิคการให้คำปรึกษาของผู้บังคับบัญชาแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา นอกจากการสร้างความสัมพันธ์อันดีแล้ว ผู้บังคับบัญชาควรให้การสังเกต เมื่อเห็นว่าผู้ใต้บังคับบัญชามีความลังเลสงสัยในการทำงานหรือการปฏิบัติงานที่ไม่เป็นในแนวทางที่กำหนด การให้คำปรึกษาจะช่วยให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามเป้าหมายขององค์การ นอกจากนั้นกรณีผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความขัดแย้งในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นความขัดแย้งระหว่างบุคคลหรือระหว่างกลุ่ม ผู้บังคับบัญชาควรเข้ามาเกี่ยวข้องโดยให้คำปรึกษาแนะนำ เพื่อขจัดความขัดแย้งที่เกิดขึ้น โดย
ผู้บังคับบัญชาต้องใช้เทคนิคการให้คำปรึกษา ดังนี้
ผู้บังคับบัญชาต้องใช้เทคนิคการให้คำปรึกษา ดังนี้
1. เข้าใจพฤติกรรมของมนุษย์เป็นอย่างดี
2. ความสามารถในการสื่อสาร ผู้ขอคำปรึกษาเข้าใจและยอมรับได้
3. ศิลปะในการพูด โดยเฉพาะการพูดชักนำ โน้มน้าว
4. มีศิลปะในการฟัง
5. มีลักษณะผู้นำและใช้ภาวะผู้นำได้อย่างถูกต้องเหมาะสม
6. เป็นนักคิด วิเคราะห์ ริเริ่มสร้างสรรค์ ตัดสินใจโดยเหตุและผล
7. วิธีการให้คำปรึกษาแนะนำ เป็นแนวทางที่กระตุ้น จูงใจ สำหรับประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชา
8. ผู้บังคับบัญชาควรทำความเข้าใจกับปัญหา อารมณ์ของผู้ใต้บังคับบัญชาและขจัดอารมณ์ไม่พึงปรารถนาของผู้ใต้บังคับบัญชา
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น