เส้นทางสายนักการศึกษา

การบริหารคน

แนวทางการวิเคราะห์ปัญหาการบริหารคนในองค์กร

หัวใจสำคัญของการพัฒนาบุคลากรในองค์กรต่างๆไม่ได้อยู่ที่ประสิทธิภาพของเครื่องมือหรือวิธีการที่นำมาใช้ในการพัฒนาเท่านั้นแต่ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรได้พัฒนาบุคลากรถูกที่ถูกจุดหรือไม่ ถ้าจะพูดง่ายๆแบบภาษาชาวบ้านก็คือ เกาถูกที่คันหรือไม่ หลายองค์กรได้นำเอาเครื่องมือการบริหารจัดการที่ทันสมัยจากต่างประเทศเข้ามาใช้ แต่สุดท้ายปัญหาการบริหารคนก็ยังคงมีอยู่เหมือนกัน เพราะจัดยาไม่ตรงกับโรคหรือไม่ก็ไม่รู้ว่าสาเหตุที่แท้จริงของโรคคืออะไร

          มีหลายองค์กรสอบถามผมว่า เราจะมีแนวทางหรือวิธีการอย่างไรบ้าง ที่จะสำรวจ ค้นหา และประเมินปัญหาในการบริหารคนขององค์กร ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับวิธีการที่หลายองค์กรนิยมใช้ในการประเมินปัญหาคือ การพูดคุยสอบถาม การสำรวจโดยใช้แบบสอบถาม การใช้กล่องรับความคิดเห็น ฯลฯ แต่สุดท้าย ผู้บริหารองค์กรก็ยังรู้สึกว่า ปัญหาที่ได้มามันไม่ใช่ปัญหาที่แท้จริง เพราะมันไม่ตรงกับความรู้สึกของตัวผู้บริหารเอง หรือไม่ก็พอนำไปแก้ไขปัญหาแล้ว ปัญหาเรื่องคนก็ยังไม่จางหายไป 

          ผมคิดว่าการที่หลายองค์กรเริ่มหันกลับมามองที่การค้นหาปัญหา มากกว่าการหาเครื่องมือมาแก้ไขปัญหา น่าจะเป็นจุดเปลี่ยนที่ดีขององค์กรในบ้านเรา ในปัจจุบันและอนาคต เพราะถ้าตราบใดที่เรายังไม่รู้ว่า ปัญหาที่แท้จริงในการบริหารคนของเราคืออะไร ต่อให้ใช้เงินลงทุนไปมากเท่าไหร่ ต่อให้ใช้เครื่องมือการบริการจัดการคนสมัยใหม่อย่างไร ก็คงจะไม่ได้ผล แถมยังเสียเงินเสียเวลาไปแบบไม่คุ้มค่าอีกต่างหาก

จากการที่ผมได้ให้คำแนะนำองค์กรต่างๆ ไป รวมถึงได้มีโอกาสเห็นแนวทางการค้นหาปัญหาขององค์กรบางองค์กร จึงอยากจะนำเสนอทางเลือกในการค้นหาปัญหาด้านการบริหารคน ดังนี้

• กำหนดกลุ่มของปัญหาที่ต้องการศึกษาวิเคราะห์
  เนื่องจากปัญหาของคนมีหลายรูปแบบ ดังนั้น ถ้าต้องการให้ได้ปัญหาที่แท้จริง จึงควรจะแบ่งกลุ่มปัญหาของคนในองค์กรออกเป็นกลุ่ม เช่น ปัญหาเกี่ยวกับบรรยากาศในการทำงาน ปัญหาเกี่ยวกับผลตอบแทน ปัญหาเกี่ยวกับความผูกพันต่องานหรือองค์กร ปัญหาด้านการทำงานร่วมกัน ปัญหาชีวิตส่วนตัวครอบครัว ฯลฯ การแบ่งกลุ่มปัญหาจะช่วยให้การศึกษาปัญหาชัดเจนมากขึ้น เพราะถ้าเราศึกษาปัญหาโดยภาพรวม ทำให้ไม่สามารถแยกแยะลักษณะและสาเหตุของปัญหาได้อย่างชัดเจน
• เลือกเครื่องมือในการค้นหาปัญหา
  เมื่อเราแบ่งกลุ่มของปัญหาได้แล้ว ให้ลองหาเครื่องมือในการค้นหาปัญหาว่ามีเครื่องมืออะไรบ้าง แต่ละเครื่องมือ มีข้อดีและข้อจำกัดอย่างไรบ้าง เช่น การสำรวจอาจจะเหมาะสำหรับการค้นหาภาพรวมของปัญหา แต่อาจจะไม่สามารถค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาได้ การสัมภาษณ์แบบเจาะลึก อาจจะดีตรงที่ได้ข้อมูลละเอียด แต่ถ้าผู้สัมภาษณ์ไม่เหมาะสม ไม่ได้รับความไว้วางใจจากผู้ถูกสัมภาษณ์ อาจจะไม่ได้ข้อมูลที่แท้จริง สุดท้าย วิธีการที่เหมาะสมอาจจะเป็นแบบผสมกันก็ได้ เช่น ช่วงแรกอาจจะใช้วิธีการสำรวจ เมื่อได้ปัญหาในภาพรวมมาแล้ว ก็ค่อยมาใช้วิธีการเจาะลงรายละเอียดของปัญหาแต่ละปัญหาย่อยอีกครั้งหนึ่ง
• การตรวจสอบความถูกต้องของปัญหาที่ค้นหาหรือสำรวจมา
  เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่า ปัญหาที่เราค้นหามาได้นั้น สะท้อนปัญหาที่แท้จริง ไม่ใช่เป็นเพียงเปลือกนอกของปัญหา จึงควรมีการตรวจสอบความถูกต้องและน่าเชื่อถือของปัญหา อาจจะใช้บุคคลภายนอก เข้ามาช่วยดำเนินการสำรวจปัญหาอีกครั้งหนึ่ง เพื่อยืนยันว่าปัญหาที่เราได้มานั้นถูกต้องจริงหรือไม่ หรืออาจจะใช้วิธีการศึกษาเชิงการวิจัย ที่มีการตั้งสมมติฐานของปัญหานั้นๆ ตามที่เราได้ศึกษามาในเบื้องต้น และทดสอบสมมติฐานคร่าวๆ โดยการศึกษาเชิงการวิจัย แต่คงไม่ต้องลงลึก ที่ต้องใช้ระเบียบวิธีวิจัยอะไรมากมายนักนะครับ
• การประเมินระดับของปัญหา
  เมื่อแน่ใจว่า ปัญหาในการบริหารคนขององค์กรถูกต้อง และสะท้อนความเป็นจริงแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ การประเมินระดับของปัญหาว่ารุนแรงมากน้อยเพียงใด ปัญหานั้นเกิดขึ้นมานานหรือยัง ปัญหานั้นๆ ส่งผลกระทบโดยตรงหรือโดยอ้อมต่อองค์กร อะไรบ้าง อย่างไร ระดับไหน นอกจากนี้ อาจจะต้องมาจัดลำดับความสำคัญของปัญหาที่ประเมินได้ด้วยว่า ปัญหาควรจะดำเนินการแก้ไข หรือพัฒนาเร่งด่วนกว่ากัน ปัญหาไหนที่ต้องแก้อีกปัญหาหนึ่งก่อน จึงจะดำเนินการแก้ไขหรือพัฒนาได้ เช่น การที่จะพัฒนาความสามารถของบุคลากรได้ จะต้องแก้ไขปัญหาชีวิตส่วนตัวของบุคลากร ที่ส่งผลกระทบต่องานให้ได้ก่อน
• จัดทำแผนการแก้ไขปัญหาหรือแผนพัฒนาบุคลากร
  เมื่อรับทราบปัญหาเรียบร้อยแล้ว ก็ต้องนำเอาปัญหาทั้งหมด มาจัดทำแผนการแก้ไขหรือพัฒนา แผนที่ว่านี้อาจจะจัดทำเอง หรืออาจจะลองให้ที่ปรึกษาจากภายนอก เข้ามานำเสนอแผนก็ได้ ส่วนเราจะเลือกใช้บริการหรือไม่ ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งครับ อย่างน้อย เราจะได้มั่นใจได้ว่า แผนที่เราจัดทำขึ้นมานั้นถูกต้อง (ตรงกับแผนที่บุคคลภายนอกนำเสนอ)
• การดำเนินการแก้ไขหรือพัฒนาบุคลากร
  เมื่อเราได้ปัญหาที่แท้จริงแล้ว จัดทำแผนการแก้ไขหรือพัฒนาเรียบร้อยแล้ว บางปัญหาเราสามารถแก้ไขได้ ด้วยการตัดสินใจเชิงการบริหารจัดการ เช่น ปัญหาเรื่องผลตอบแทน ปัญหาเรื่องระเบียบข้อบังคับในการปฏิบัติงาน สถานที่ทำงาน ฯลฯ แต่บางปัญหา อาจจะต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก เช่น การพัฒนาฝึกอบรมต่างๆ และถ้าจะให้ได้ผล ควรจะกำหนดขอบเขตของผู้ที่จะต้องพัฒนาฝึกอบรมให้ชัดเจน กลุ่มนี้จะต้องพัฒนาเรื่องการวางแผนงาน กลุ่มนี้จะต้องเน้นเรื่องการคิดเชิงระบบ อีกกลุ่มอาจจะต้องเน้นเรื่องการประสานงาน / การทำงานเป็นทีม ไม่ควรกำหนดเป็นระดับ เช่น พนักงานระดับนี้ (ทุกคน) จะต้องเข้าอบรมหลักสูตรนั้นหลักสูตรนี้ เพราะจะทำให้ปัญหาที่ควรจะได้รับการแก้ไข หรือคนที่ไม่เก่งก็ยังคงไม่เก่งต่อไป ส่วนคนที่เก่งอยู่แล้วก็เก่งมากยิ่งขึ้น

          สรุป แนวทางในการสำรวจ ค้นหา วิเคราะห์ และการแก้ไขปัญหา หรือพัฒนาบุคลากรขององค์กร ควรจะทำอย่างเป็นระบบ และเริ่มให้ความสำคัญตั้งแต่ขั้นตอนแรกให้มาก เพราะถ้ากำหนดปัญหาผิดพลาด หรือไม่ถูกต้องแล้ว จะทำให้กระบวนการต่อๆ มา ไม่มีประโยชน์อะไร และการแก้ไขปัญหาอะไรก็ตาม ควรจะมีการกำหนดวัตถุประสงค์ ผลที่คาดหวัง ตัวชี้วัดความสำเร็จและเป้าหมาย ให้ชัดเจนก่อนที่จะดำเนินการแก้ไขหรือพัฒนา ถ้ายังกำหนดสิ่งเหล่านี้ไม่ได้ ขอแนะนำว่า อย่าเพิ่งดำเนินการเลยครับ เดี๋ยวจะเสียเงินเสียเวลาเหมือนในอดีตที่ผ่านมาอีกนะครับ 

สุดท้ายนี้หวังว่า ทุกองค์กรจะมุ่งเน้นการสำรวจปัญหาการบริหารคนขององค์กร ที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนะครับ


ที่มา : http://www.e-hrit.com

 http://definition-of-management.com/definition-of-personnel-management.php